9 importanti domande da porre agli organizzatori di una fiera

C’è molto da sapere prima di scegliere una fiera di settore a cui partecipare con la propria azienda, alcuni dettagli potrebbero non essere disponibili sul sito web dell’evento oppure sui materiali cartacei distribuiti dagli organizzatori.

Le seguenti 9 domande ti aiuteranno a raccogliere informazioni necessarie per prendere la decisione di partecipare a una o più fiere di settore.

Quali sono le date esatte e gli orari dell’evento?

Conoscere le date e gli orari di apertura dell’evento non è sufficiente per programmare la presenza aziendale in fiera, è necessario avere maggiori informazioni a riguardo, ad esempio da e fino a quando gli espositori possono entrare ed uscire dai padiglioni, stessa cosa per il pubblico.

Conoscere l’ultimo ingresso e l’ultima uscita fa in modo di poter programmare il lavoro in modo più preciso e funzionale.

Quali misure di sicurezza sono in vigore dopo la chiusura?

Mai dare per scontato che l’organizzatore veglierà sui vostri effetti personali al momento di lasciare il quartiere fieristico al termine della giornata. Se state partecipando ad un evento di più giorni, potrebbe essere necessario lasciare il vostro stand incustodito durante la notte.

Assicuratevi di sapere e avere ben chiare quali sono le misure di sicurezza adottate per poter di conseguenza valutare se lasciare costosi dispositivi o materiale importante all’interno dell’allestimento oppure portarlo con voi per evitare che possa essere rubato o subire danni.

Le presenze in fiera sono certificate da un revisore?

Alcuni eventi gonfiano il loro numero di presenze includendo qualsiasi “corpo caldo” che entri ed esca dai padiglioni, tra questi vengono spesso conteggiati anche gli animali di compagnia. Questo può creare statistiche gonfiate destinate ad attirare nuovi espositori. Scopri se gli spettacoli precedenti sono stati certificati da uno specifico revisore indipendente e richiedi una copia del rapporto stilato per avere ben chiaro il numero di presenze.

Chi sarà il vostro vicino di stand all’evento?

Il posizionamento dello stand all’interno dei padiglioni può avere un forte impatto sul vostro successo a fiere e convegni. Scoprire chi sarà il vostro vicino durante l’evento è molto importante per capire quali strategie ed eventuali stratagemmi mettere in opera per mantenere elevato il grado di successo.

Se nell’area a fianco del vostro allestimento è presente un’attività che attira folla e pubblico, può essere una buona cosa per voi, a meno che il vostro stand sia così piccolo da passare completamente inosservato.

Dove sono posizionati i vostri concorrenti?

Prima di partecipare all’evento bisognerebbe chiedere e conoscere la posizione degli allestimenti di ogni vostro concorrente diretto. Questo può influire la scelta sulla vostra posizione, se siete piccoli potete sfruttare la maggiore attrattiva del concorrente per cercare di veicolare più pubblico verso il vostro stand.

Come sarà promosso l’evento ai potenziali visitatori?

Richiedere informazioni su come sarà veicolata tutta la promozione dell’evento è molto importante per capire quanto pubblico in target potrà essere presente. Un evento che non è ben promosso diminuisce le probabilità di successo. Una volta scelto un evento, assicurarsi di sostenerlo con una propria intraprendente campagna di marketing verso i propri clienti.

Conoscere quali sono i fornitori convenzionati

I fornitori convenzionati con l’evento hanno accordi per fornire le aziende che partecipano di tutto ciò di cui hanno bisogno a prezzi potenzialmente più ridotti rispetto a quelli non convenzionati. Conoscono molto bene i padiglioni e gli spazi espositivi ed hanno una maggiore facilità di intervento rispetto a fornitori esterni.

Si è sempre liberi di scegliere qualsiasi fornitore che rispetti le proprie esigenze di budget per quanto riguarda la realizzazione di striscioni, stand, trasporto, montaggio e smontaggio, noleggio mobili, soluzioni espositive e tutti gli elementi che sono richiesti per partecipare all’evento.

In alcuni casi, i fornitori preferiti sono infatti più costosi – soprattutto quando si tratta dell’acquisto degli stand.

Che cosa è incluso nello spazio a noleggio?

Mai dare per scontato che sia tutto incluso nel canone di locazione dello spazio espositivo, alcune fiere possono applicare tariffe aggiuntive per altre cose come i servizi di pulizia, l’allaccio alla corrente elettrica, la fornitura di moquette.

Ci sono dei regolamenti che gli espositori sono tenuti a conoscere?

Assicurarsi di avere sempre a disposizione tutto l’elenco aggiornato delle regole da seguire come espositore e studiarsele bene a fondo prima di pianificare la vostra presenza all’evento.

Avere risposte precise a queste 9 domande permette di avere un quadro ancora più preciso della fiera a cui si ha l’intenzione di partecipare. Evitare brutte sorprese è molto importante visto che i costi in termini di denaro, tempo e personale, che si vanno ad impegnare in una fiera sono di un certo livello.